江蘇南通崇川：電子文書安全管理システムを利用して非機密公文書の紙無しで回覧を実現する。

江蘇省南通市崇川区検察院公訴課の小金さんが出勤すると、この病院の電子文書安全管理システムを開けて、書類があるかどうか確認してみます。

システムを開けて、右下に新しいファイルがあるという通知があります。開けてみますと、司法行為制度を規範化した文書が目に入りました。

同じ頃、同院の関係者や幹部にも閲覧通知があった。

伝統的な文書によって回覧します。

登録してから手続きしてから指導者に行く。

最後に各部門に回覧して、移動時間が少ないなら一週間、多く十数日間で、時間の長い効果率が低いだけではなくて、紙の文書を印刷するのも資源の浪費です。

崇川区検察事務室の責任者は言う。

今年7月、同院は電子文書セキュリティ管理システムを利用して、まず非機密公文書のペーパーレス化の回覧を実現し、情報化オフィスで重要な一歩を踏み出した。

電子ファイルのセキュリティ管理システムを使用している間、当院の事務室の担当者は、システムの中には、機能の一部が十分に掘り下げられていないことを発見しました。

例えば、システムディレクトリツリーの中の二級ディレクトリ「グループ内作業」では、さまざまな権限を持つファイルを作成できます。許可された人はこのファイルを開くことができます。許可されていない人は見えません。

彼女は日常の公文書の回覧を連想して、特定の範囲の回覧の特徴を持って、両者を結び付けて文章を作るつもりです。

彼女はこの考えを同院の指導者に報告しました。指導者たちは情報化オフィスのいいアイデアだと一致しました。

すぐに、この非機密文書は電子化された回覧機能が実践に移されます。

「実はこの電子化回覧には高度な技術はないです。自分の仕事と情報化の要求を合わせて、少し考えを変えました。」

同院事務室の担当者によると、具体的な操作上、回覧が必要な公文書をスキャンしてPDFファイルに変換した後、指定されたフォルダに保存し、当該院の任意の部門に任意の警察官を選定し、「読み取り専用」「複製」「編集」「削除」などの権限の一つまたは複数を与え、授権された部門と警備員はこのシステムを開けば閲覧通知を受けることができる。

この院の検事長は、部分的な事項について、具体的な仕事の意見を述べた。

承認書を回覧して、分管院の指導と関連部門に送って実行して、事務室は監督と管理を担当します。

文書の回覧運転の安定的な移行と書類管理の規範化を保証するため、現在、当院は非機密公文書の電子回覧と同時に、紙の回覧書の形式で、電子閲覧済みの院の指導者と部門の責任者に署名を交付します。

「以前は紙の文書で、一人で見ていましたが、今はシステムを通じて回覧しています。

情報化を利用して事件を処理し、仕事の効率を向上させるというメリットを引き続き味わいます。」

同院の鄒建華検事代理は言う。