2017年国家公務員試験の議論をする前に熟知する公文書のフォーマット

申論科目の中で突然やってきた公文書は多くの未経験者を大いに失色させました。ここではよくある種類の公文書の種類を例に挙げて、受験者に応急の方法を教えてあげます。

手紙1

公文書はヘッダと本文と末尾の三つの部分から構成されている。

その各部分の書式、内容、書き方は以下の通りです。

（一）ヘッダ。

主にタイトルと主送機関の二つの項目の内容が含まれています。

1、タイトル。

2、主送り機関。

（二）本文。

その構造は普通、冒頭、主体、結び、結語などの部分から構成されています。

（三）結び。

礼儀正しい言葉で相手に希望を伝えるのが一般的です。

あるいは相手に協力して問題を解決してもらうか、あるいは相手に適時に返信してもらうか、あるいは相手に意見を出してもらうか、あるいは主管部門に承認してもらうなどです。

（四）結語。

手紙や手紙や返事の事項によって、異なる終止語を使うことを選ぶのが普通です。

「特にここでお聞きします」、「すぐにご返事ください」、「ここでお知らせします」、「ここでご返事します」など。

手紙によっては、結語を使わずに済むものもあります。手紙のように「これ」「敬礼」を使うことができます。

（五）締めの落款。

署名と成文時間の二つの内容が含まれています。

署名機関の名称は、成文年、月、日を明記し、公印を捺印する。

通知は下達文であり、下級機関に対して処理、執行または手配に従う文書である。

通知は時効性を重んじ、直ちに処理、執行または周知することを知らせるものである。

（一）タイトル：製造機関＋事由＋通知。

(二)本文：前文を通知すると、通知の理由、目的、根拠を作成します。

例えば、「××の問題を解決するために、××の承認を経て、×××という具体的な規定を下記の通り通知します。

二通知主体：通知事項を書き出し、箇条書きにし、項目がはっきりしている。

（三）結び：三種の書き方：

1.意味が尽きたら止めて、終わりの言葉だけを書くのではない。

2.前文と主体の間で、「特に以下のとおり通知する」を遷移語として使わない場合、最後は「ここに通知する」で終わる。

3.主題の段落描写を再度明確にする。

『報告』執筆のポイント

報告は上級機関に仕事、状況を報告し、意見を出したり、提案をしたり、上級機関の問い合わせに答えたりする時に使う陳述的な公文書です。

（一）タイトル：制発機関＋事由＋報告；報告前に「緊急」を追加することができる。

（二）本文：一つの事由：そのことを直接に述べ、状況と原因、結果をはっきり書く。

二事項：作業手順、措置、効果を書く。

仕事の意見、提案、注意すべき問題を書くこともできます。

（三）締めくくり：「ここに報告します」、「ここに報告します」、後は句読点を使わない、または「以上の報告が間違っていたら、各地、各部門を回って実行してください」、または「以上の報告書、指示してください」などの言葉を書いてもいいです。

注意事項：事実を概説し、重点が際立っており、中心が明確であり、事実に基づいて真実を求め、的確さがある。

下級機関が上級機関に指示または承認を求める申請性、返事性の公文書である。

（一）タイトル：制作発行機関名＋事由＋指示を仰ぐ。

（二）本文：一伺いの原因：状況を述べ、理由を述べ、必要性と可能性を述べる。

二請求事項：要求事項を明記し、要求物資には品名、規格、数量を明記し、資金を要求する場合は金額を明記する。

（三）結語：「上記の意見が妥当かどうか、指示してください」を多用します。

「以上のお願いに対して、承認をお願いします。」「以上のお願いに対して、承認をお願いします。」「以上の指示に対して、ご返事をお願いします。」「以上の指示があったら、不適切な場合は、各部門の実行を許可してください。」などの言葉があります。

注意事項：一文一事、主送機関；段階別に指示を仰ぐ。

五、規定

規定は、機関、社会団体及び企業の事業単位が、ある方面の業務または行為に対して具体的な規則を作成する文書である。

（一）タイトル：地域＋内容＋書類の種類（規定、管理方法、細則、規則など）。

（二）本文：

1.本文の内容は「条」によって表現され、順番に並べられます。

「条」は法規の基本単位です。

2.「条」の内容が多い場合は「金」、「金」の内容が多い場合は「項」に分けられます。

3.内容の必要に応じて、「条」に「章」を設定することができます。

公文書の見出しは中央に1列または数行並んでいる。

公文書のタイトルは2番宋体です。

本文は3番で宋をまねます。

普通は1ページ22行で、1行28字です。

A 4用紙で印刷します。

構造レベルの序数は、第一層は「一」、第二層は「一」、第三層は「_」、第四層は「一」である。

成文時間は漢字で、「零」は「○」、右空の4文字と書くことができます。

印鑑には本文を押しないで、日付を押して、「年に乗って月をかぶせます」。

年に乗るということは、捺印する時に、年の上に捺印します。章子は3分の1が年の下にあるので、乗るようになります。また、章子は月を全部覆います。これは月を覆います。主に日付の改竄を防ぐためです。