ビジネス文書管理の基本的な任務

文書は書面として、単位の対内、対外のすべての活動を文字の形式で記載する情報媒体である。文書の品質の高さ、文書管理規範化、完全かどうかは、会社の切実な利益に直結する。実際、文書管理仕事こまごました、複雑な、人が多く、広範囲な特徴。文書処理の受信文、送信文の過程で、各段階、各持ち場の職責を明確にしなければ、管理の抜け穴が現れ、会社に損失をもたらす可能性がある。そのため、補強対各種ビジネス文書の科学的管理は、企業管理の重要な内容である。どのように秩序正しく各種文書を管理し、紛失、機密漏洩をしないだけでなく、文書の円滑な運行、調査、有効利用にも便利である。とても研究に値する問題です。全体と具体の両面から文書管理の基本任務を理解し、把握し、それによって各管理制度を確立し、健全にしなければならない。制度建設は、文書管理の基礎的な仕事である。

文書管理の基本タスク総じて言えば、一連の効果的な規定と措置を取って、文書の仕事を整然と行わせることだ。文書の安全と有効利用を保証し、さらに作業効率の向上を促進し、各作業の円滑な進行を推進する。具体的には次のような点があります。

　1.文書数量管理

文書数管理とは、文書の数を制御することで、不要な行文を減らすことである。文書数を制御する意義は文書を簡素化し、文書主義、形式主義を克服することにある。

行文の原則はグローバルな仕事と全体の効率から出発して、実際の仕事が確かに行文の需要を生んで、しかも行文の後に確かに他の方法より良い仕事の効果を受け取ることができると予想している時に文を行うべきです。そのため、内容が空洞で、実際的な意味のない文書は断固として出さないようにしなければならない。電話、面談、現場事務などの方法で解決できるのは、わざわざ文を送る必要はありません。全体的に解決または総合的に処理できる問題は一度に文を送る、など。

2.文書品質管理

文書の品質管理とは、文書の作成と作成を管理することによって、文書の品質を保証することである。文書の品質とは、主に文書が情報内容を記載、表現する上での正確性と有効性を指す。文書品質管理の目標は、テーマ、文字、フォーマットなどの面で文書ごとの正確性、規範性、操作性を高めることである。

文書の全体の作成と作成過程には、擬稿、核稿、署名、タイピング、校正、印刷の段階を含めて厳格な管理を行い、文書の作成、作成の4つの段階、すなわち擬稿、核稿、署名、校正、コピーを重点的に把握しなければならない。

　3.文書時効管理

文書時効管理は文書伝達運転周期を効果的に管理するものである。その目標は文書処理の各段階にかかる時間を短縮し、文書の運転速度を速め、文書作業の効率を高めることにある。

文書の運行ルートが円滑であるかどうかは、文書の利用と単位の作業効率に直接関係している。そのため、文書処理の各段階に対して有効な管理を行い、文書処理の全過程の催促を真剣に行わなければならない。特に緊急文書に対する緩急度.急ぎの場合は、先に作成し、先に審査し、先に発行しなければならない。緊急書類を受け取ったら、明確な処理期限を提出しなければならない。{page_break}

4.文書物質要素管理

文書の物質的要素には、書面媒体と顕字材料が含まれる。文書は紙を主な書面媒体とし、インク、インク、インクを主な顕字材料とする。文書物質要素管理の目標は文書物質要素に完全性と耐久性を持たせ、文書使用の寿命を延長し、立巻とファイリングのために基礎を築くことである。

一般的に、文書の作成と処理には万年筆、サインペンを使用しなければならず、ボールペン、鉛筆を使用してはならない。インクは拡散しにくく、保存しやすい青黒、炭素インクを使用し、純青、赤色などの拡散しやすく、色あせやすく、保存しにくいインクを使用してはならない。ファクシミリで受信した文書とコピー機でコピーした文書は、永久に保存することはできません。もし永久に保存する必要がある場合は、発行元に再作成してもらう必要があります。これらの要求のほかに、普段から文書の維持作業をしっかりと行い、問題をタイムリーに発見しなければならない。

　5.文書の借用と複製管理

（1）文書借用管理

文書借用は文書利用の基本的な方式であり、文書借用管理は借用範囲を制御し、借用手続きを強化し、時間通りに返却するよう促すことによって貸与文書の安全を保証し、文書の利用率を高めることである。

文書借用管理は厳格な借用制度を制定しなければならず、時間通りに返却し、複製を厳禁し、転貸してはならないなどの内容の規範を含む。

（2）文書複製管理

文書正本の内容と形式に基づいてそのままコピーすることを文書のコピー管理といい、原本に基づいて再レイアウトして印刷するコピーとコピー機やスキャナでコピーするコピーの2種類の文書を含む。

文書の複製または複製はいずれも指導者の承認を得なければならず、承認または複製依頼された文書は原本と同じ効力を持っているが、コピーが正式な文書として使用される場合は証明印を押さなければならない。

　6.文書安全管理

文書安全管理とは、文書の安全運転と保管を要求することである。文書処理の過程で、厳粛な態度、制度化された管理と科学的な手段で文書の作成、伝達、処理、立巻とファイリングなどの各段階に対応し、文書の誤伝、機密漏洩、紛失、破損、散逸を保証し、情報上、物質上の両面の安全を実現しなければならない。